KI in der Hausverwaltung: Was ein Telefonassistent wirklich abnimmt

Ein KI-Telefonassistent nimmt in der Hausverwaltung die Anrufe an, die immer gleich laufen: Schadensmeldung aufnehmen, Zuständigkeit nennen, Termin bestätigen, Rückruf eintragen. Notfälle erkennt er an Regeln, die Sie festlegen, und leitet sie weiter. Er ersetzt keine Sachbearbeiterin, er sorgt dafür, dass sie nicht mehr jeden Anruf selbst annimmt.

Warum klingelt in Verwaltungen so oft das Telefon?

Weil die Mieter es so wollen. In einer Bitkom-Befragung vom Jänner 2026 gaben 82 Prozent der Mieter an, ihre Hausverwaltung per Telefon zu kontaktieren, 66 Prozent per Brief, 58 Prozent per E-Mail. Apps und Portale nutzten 1 Prozent. Die Verwaltungen stehen auf der anderen Seite unter Druck: Im Branchenbarometer 2025 des VDIV berichteten 70 Prozent von Überlastung, 57 Prozent trennen sich von unrentablen Mandaten, knapp 14 Prozent nehmen keine neuen mehr an.

Wie viele Anrufe das pro Verwaltung sind, weiß niemand genau. Die Zahl "300 Anrufe im Monat je 1.000 Einheiten", die auf vielen Anbieterseiten steht, ist eine Rechnung eines Softwareherstellers, keine Erhebung. Ich nenne sie hier, damit Sie wissen, woher sie kommt, nicht als Beleg. Zählen Sie lieber eine Woche selbst mit. Das Ergebnis ist die einzige Zahl, die für Ihre Verwaltung gilt.

Was nimmt ein Telefonassistent ab?

Die Anrufe, die nach Schema laufen. Ein Mieter meldet einen tropfenden Wasserhahn: Der Assistent fragt nach Adresse, Wohnung, Art des Schadens, Erreichbarkeit, und schreibt eine Zusammenfassung in Ihr System oder per E-Mail. Jemand fragt nach dem Stand der Betriebskostenabrechnung: Der Assistent sagt, was Sie ihm dazu hinterlegt haben. Jemand will einen Rückruf: Der Assistent trägt ihn ein, mit Grund.

Laut VDIV-Verwaltermonitor 2024 nutzten damals 22 Prozent der befragten Verwaltungen KI, bei den Nutzern am häufigsten für die Kundenkommunikation (55 Prozent). 85 Prozent berichteten positive Erfahrungen. 63 Prozent nannten die Anbindung an ihre Systeme als größte Hürde. Das deckt sich mit dem, was ich sehe: Der Assistent selbst ist in einem Nachmittag eingerichtet. Die Arbeit steckt in den Regeln und in der Frage, wo die Meldung danach landet.

Was passiert bei einem Notfall in der Nacht?

Das entscheiden Sie vorher, nicht die KI. Ein Wasserrohrbruch, Gasgeruch, ein Aufzug mit Person darin: Für solche Fälle hinterlegen Sie Stichwörter und eine Notfallnummer. Erkennt der Assistent einen solchen Fall, verbindet er sofort weiter oder nennt die Nummer, je nachdem, wie Sie es eingestellt haben. Alles andere wird aufgenommen und am Morgen bearbeitet. Wichtig ist, dass die Liste der Notfälle von Ihnen kommt, aus Ihrer Erfahrung mit Ihren Häusern, und dass Sie sie nach den ersten Wochen anpassen.

Muss ich sagen, dass eine KI am Telefon ist?

Ja. Artikel 50 der KI-Verordnung gilt seit 2. August 2026 und verlangt, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen, außer es ist offensichtlich. Am Telefon ist es nicht offensichtlich, also sagt der Assistent es in der Begrüßung. Ob das Anrufer abschreckt, werden wir bei den ersten Einrichtungen messen. Die Fallstudie eines österreichischen Anbieters mit einer Grazer Verwaltung nennt 80 Prozent automatisch erledigte Anrufe. Das ist eine Werbeaussage, aber sie spricht dagegen, dass Anrufer reihenweise auflegen.

Dazu kommt die Aufzeichnung. Ein Assistent, der mitschreibt, zeichnet technisch auf. In Deutschland ist das Aufzeichnen ohne Einwilligung nach § 201 StGB strafbar, deshalb gehört ein Hinweis mit Einwilligung in die Ansage. In Österreich ist die Weitergabe einer Aufnahme ohne Zustimmung nach § 120 Abs. 2 StGB strafbar, auch wenn die Aufnahme selbst erlaubt war. Die DSGVO verlangt in beiden Ländern eine Information, welche Daten wohin gehen, und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Lassen Sie die Ansage von Ihrem Rechtsbeistand freigeben. Das dauert eine halbe Stunde und erspart Diskussionen.

Was kostet ein Telefonassistent, und von wem?

Am Markt gibt es im deutschsprachigen Raum mehrere Anbieter. fonio aus Österreich nennt Anbindungen an Aareon, Immoware24, Domus und weitere Verwaltersoftware, veröffentlicht aber keine Preise. Famulor aus Deutschland nennt für 400 Einheiten 470 bis 630 Euro im Monat. VITAS beginnt laut eigener Angabe bei 40 Euro im Monat plus 0,28 Euro je Gespräch. Alles Anbieterangaben, und wie tief die Anbindungen gehen, ob echte Schnittstelle oder E-Mail-Übergabe, steht auf keiner der Seiten.

Genau da setzt unsere Arbeit an. Wir suchen den passenden Anbieter für Ihre Verwaltersoftware aus, richten Ansage, Regeln und Notfallweg ein, testen mit echten Anrufen und schulen Ihr Team. Die Telefonie rechnet der Anbieter direkt mit Ihnen ab, unsere Einrichtung und Betreuung steht auf der Seite für Hausverwaltungen. Die ersten Einrichtungen starten im November 2026.

Wo ist die Grenze?

Bei allem, was Ermessen braucht. Ein Mieter, der sich über den Nachbarn beschwert, ein Eigentümer, der die Abrechnung bestreitet, eine Handwerkerin, die eine Freigabe braucht: Das nimmt der Assistent auf und gibt es weiter, entscheiden tut ein Mensch. Und er ist nur so gut wie die Regeln, die Sie ihm geben. Eine Verwaltung, die ihre Zuständigkeiten nicht aufgeschrieben hat, bekommt mit KI nur schneller Chaos.

Wie fängt man an?

Eine Woche Anrufe zählen und grob sortieren: Schaden, Frage, Termin, Beschwerde, Sonstiges. Dann wissen Sie, wie groß der Anteil ist, der nach Schema läuft. Liegt er über der Hälfte, lohnt sich ein Gespräch.

Patrick Suen, Gründer von ADLARIS in Eltendorf, Burgenland. Richtet KI in Maklerbüros und Hausverwaltungen ein und betreut sie danach. Zeichnet Grundrisse aus Handskizzen und baut Objektvideos aus Fotos selbst, bevor Kunden sie bekommen.

Stand 19. Oktober 2026. Beim Schreiben haben KI-Werkzeuge geholfen, Inhalt und Aussagen hat Patrick Suen geprüft und verantwortet. Fehler gefunden? info@adlaris.com